12 idées pour améliorer la collaboration en entreprise

La collaboration en entreprise est un enjeu majeur pour garantir l’efficacité et l’innovation. Une bonne collaboration permet d’optimiser les processus et d’améliorer l’expérience des collaborateurs dans leur ensemble. Or, avec des équipes de plus en plus hybrides et dispersées, les entreprises font face à de nombreux obstacles : silos d’information, manque de communication ou encore outils inadaptés. Dans cet article, nous vous donnons 12 stratégies pour remédier à ces obstacles et assurer une collaboration fluide et engageante.

12 stratégies pour renforcer la collaboration

La collaboration favorise un environnement de travail propice à l’échange d’information et à l’entraide, ce qui maximise la productivité et l’efficacité de chacun. De fait, elle doit être au cœur des préoccupations de l’entreprise et être inscrite durablement dans sa culture. Voici nos conseils pour atteindre vos objectifs en matière de collaboration en entreprise.

1. Créez un environnement de travail propice à la collaboration

L’environnement de travail a une influence notable sur la qualité des échanges et la fluidité des interactions. Avec les différentes modalités de travail (présentiel, hybride, à distance, sur le terrain), il est essentiel de créer un environnement qui puisse répondre à toutes les configurations et garantir le bien-être des collaborateurs.

• En présentiel, aménagez les espaces de travail : les espaces ouverts et le flex-office (sans bureau attitré) encouragent la spontanéité et l’échange d’idées. Les espaces de détente, quant à eux, facilitent les interactions informelles qui peuvent assez souvent générer des solutions innovantes à des points bloquants.

• En télétravail, maintenez la connexion avec les collaborateurs : des outils collaboratifs, comme des chats d’équipe ou la visioconférence, offrent des canaux de communication ouverts permettant aux télétravailleurs et aux travailleurs hybrides de rester connectés facilement.

• Sur le terrain ou en itinérance, garantissez la mobilité : grâce à leurs smartphones et aux applications professionnelles sélectionnées par l’entreprise, les collaborateurs distants peuvent, eux aussi, rester en contact avec leurs collègues.

2. Encouragez une communication ouverte et transparente

Une mauvaise communication, que ce soit des informations partielles ou erronées, peut générer des malentendus, de la frustration et/ou une perte de temps et de productivité. Pour éviter cela, vous pouvez :

• centraliser l’information sur une plateforme unique pour diffuser les actualités internes. Cela vous assure que tous les collaborateurs ont accès aux mêmes informations. Une bonne solution de communication interne doit aussi permettre de cibler des audiences spécifiques afin de garantir la pertinence de l’information tout en évitant l’infobésité.

• mettre en place des feedbacks réguliers pour encourager les échanges bidirectionnels et faire la mise au point sur les projets. Plus globalement, vous pouvez élaborer des enquêtes et des votes, ou proposer une boîte à idées pour collaborer à l’échelle de l’entreprise, sur des projets RSE par exemple.

3. Clarifiez les rôles et les responsabilités dès le départ

Afin d’assurer que chaque membre de l’équipe soit aligné sur les objectifs, il est capital de définir les rôles et les responsabilités dès le lancement d’un projet. Cela évite des doublons, voire qu’une tâche stratégique ne soit pas réalisée.

Dans ce contexte, vous pouvez déployer des outils de suivi des tâches, comme un tableau de bord partagé permettant à chacun de visualiser les responsabilités, l’état d’avancement et les étapes clés.

Slack, Asana, Trello, Monday, Teams… Les solutions sont nombreuses. Même en version gratuite, elles permettent de s’organiser et de collaborer efficacement.

4. Fixez des objectifs clairs et partagés

Il est essentiel que vos collaborateurs aient des objectifs compréhensibles, alignés sur ceux de l’entreprise, réalistes et mesurables. Cela évite toute confusion et éventuelles zones d’ombre quant aux attentes liées à leur poste. A contrario, des objectifs mal définis ou irréalistes ont tendance à démotiver les équipes.

Pour garantir la clarté des objectifs, vous pouvez vous appuyer sur la méthode OKR (Objectives & Key Results) – objectifs et résultats clés, en français. Ceux-ci permettent d’aligner chaque projet sur la vision de l’entreprise en décrivant les actions à réaliser pour atteindre le résultat souhaité. Pour mettre en place des OKR, vous devez partir de l’objectif pour définir les résultats à obtenir et seulement ensuite élaborer le plan d’actions. Cette élaboration inversée assure que rien n’est oublié dans l’équation.

Vous pouvez ensuite tracer le plan d’action et les OKR dans un tableau de bord partagé afin d’en assurer le suivi en toute transparence avec le reste de l’équipe.

5. Challengez et valorisez le travail d’équipe

La réussite d’un projet repose sur une somme de talents et de compétences. Cependant, comme les expertises sont propres à chacun, il est facile de tomber dans le piège du travail en silo. Pour y remédier, vous pouvez favoriser la collaboration à l’aide de défis d’équipe. Par exemple, vous pouvez challenger vos collaborateurs à générer un certain nombre de prospects ou de ventes en s’épaulant sur leurs collègues.

Bien entendu, la réussite d’un challenge doit être motivée par une forme de récompense, faute de quoi vos collaborateurs pourraient ne pas s’impliquer. À ce titre, vous pouvez mettre en place un programme de valorisation permettant de remercier vos équipes.

Par ailleurs, Sociabble propose plusieurs mécanismes de valorisation afin que la reconnaissance soit à la hauteur du challenge lancé :

• des « Compliments » publics ou privés pour remercier directement des efforts fournis ;

• des badges d’accomplissement, des points et des podiums de classement ;

• des points échangeables contre des cadeaux et goodies à choisir dans la marketplace de l’entreprise avec Sociabble Rewards ;

• des arbres à planter dans des projets de reforestation tout autour du monde avec Sociabble Trees.

6. Misez sur l’intelligence collective

Vos collaborateurs sont une ressource inestimable pour la montée en compétence de leurs collègues. Votre entreprise peut encourager le partage d’expertise pour stimuler l’évolution professionnelle de chacun et ainsi préserver les savoirs. La rencontre des différentes connaissances des uns et des autres peut aussi permettre la naissance d’idées innovantes.

Pour tirer parti de ces ressources intellectuelles, vous pouvez mettre en place divers mécanismes adaptés à vos différentes typologies de collaborateurs :

• Ceux en présentiel ou en mode hybride : vous pouvez organiser des rencontres entre les différents acteurs de l’entreprise. Par exemple, cela peut prendre la forme d’un « Lunch & Learn » – un repas en groupe pendant lequel une ou plusieurs personnes présentent un sujet qui apporte de nouvelles perspectives aux participants. Vous pouvez aussi mettre en place une culture du mentorat en proposant à vos collaborateurs séniors d’accompagner les nouveaux arrivants dans leur montée en compétences.

• Ceux sur le terrain ou itinérants : vos collaborateurs peuvent tirer parti du support vidéo pour partager leurs connaissances à l’ensemble de l’entreprise. Grâce à Sociabble, les enregistrements peuvent être stockés dans un Media Drive afin que les collaborateurs distants puissent les consulter à n’importe quel moment. Vous pouvez également créer une chaîne dédiée au partage des connaissances et inciter vos collaborateurs à y publier des UGC (contenus générés par les utilisateurs).

7. Favorisez l’autonomie

Chapeauter de façon excessive peut avoir un effet négatif sur la collaboration dans son ensemble. Les membres de votre équipe s’appuyant trop sur vous, ils ne cherchent pas à trouver le bon interlocuteur. Il est important de donner l’espace nécessaire aux collaborateurs pour gérer leurs missions. De l’autonomie, oui, mais ne les laissez pas livrés à eux-mêmes : soyez présent lorsqu’ils en ont vraiment besoin.

Dans ce contexte, nous rappelons qu’il est important de donner des objectifs clairs, mais qu’il est également indispensable de laisser de la flexibilité sur la manière de les atteindre. Aussi, les OKR dont nous parlions précédemment peuvent être élaborés par les collaborateurs afin de les responsabiliser. Cela les incitera à identifier les parties prenantes et favorisera la prise d’initiative.

8. Mettez en place des outils de travail collaboratif performants

Les bons outils sont indispensables à une bonne collaboration. Que vos collaborateurs soient au bureau, à domicile ou sur le terrain, il est important de leur offrir des solutions facilitant la coordination. Cela peut être un CRM, une plateforme collaborative ou des solutions de suivi des tâches comme celles que nous avons déjà mentionnées.

La mise en place d’une plateforme comme Sociabble est la solution idéale pour votre entreprise. La puissance de son intégration vous permet de tirer profit d’une multitude de canaux d’échanges et de collaboration comme les solutions de la suite Microsoft 365, votre intranet, vos ressources documentaires et votre CRM. Les fonctionnalités de chat et de visioconférence améliorent aussi nettement la fluidité et l’instantanéité des échanges pour une collaboration en entreprise optimale.

9. Gérez efficacement les conflits

Les tensions brisent la communication et nuisent à la productivité et à l’ambiance de travail. Il est essentiel de les résoudre rapidement. Il n’y a pas de solution magique à une telle situation, mais des processus internes peuvent prévenir toute aggravation. Par exemple, les managers peuvent endosser le rôle de médiateurs afin de résoudre rapidement les différends.

Mais comme il vaut mieux prévenir que guérir, l’entreprise peut déployer des formations en gestion des conflits et en gestion des relations interpersonnelles. Cela donnera aux collaborateurs les clés d’une collaboration sereine et fructueuse.

10. Organisez des activités en dehors du travail

La vie d’entreprise ne se limite pas aux horaires du bureau. Si des amitiés se forment naturellement, il peut aussi être bénéfique d’encourager les échanges pour renforcer les liens. Par exemple, vous pouvez organiser :

• des team-buildings pour renforcer la cohésion au sein de l’équipe en proposant une expérience récréative partagée : cours de cuisine, ateliers artistiques, activités sportives ou sorties culturelles.

• des afterworks pour créer ou améliorer les liens entre les différents services de l’entreprise. Pour maximiser la participation, offrez donc la première tournée mais incitez vos convives à la modération.

11. Valorisez les erreurs comme des opportunités d’amélioration continue

« La folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent ». Cette citation attribuée à Albert Einstein nous invite à apprendre de nos erreurs et à tester de nouveaux procédés pour atteindre le résultat espéré. Autrement dit, innover est source de progrès. C’est le principe même du « test & learn » : l’échec n’est pas une mauvaise chose puisqu’elle donne des indications pour s’améliorer.

Cependant, pour vraiment tirer profit des enseignements de l’échec, il est judicieux d’analyser pourquoi les actions n’ont pas porté leurs fruits afin de déterminer comment s’améliorer la fois suivante. Les entreprises peuvent mettre en place des rétrospectives post-projet allant en ce sens, en restant factuelles et objectives, sans nommer de fautifs en particulier.

12. Instaurer une culture de collaboration

Améliorer la collaboration ne doit pas être un objectif temporaire. La collaboration doit être un fondement de la vie d’entreprise puisqu’elle est source de créativité, d’efficacité et d’engagement. Aussi, elle doit être inscrite de façon pérenne au travers de sa culture d’entreprise.

Cela signifie que chacune des stratégies que nous venons de voir devienne un automatisme et un réflexe naturel. D’ailleurs, une telle culture favorise l’inclusivité de toutes les cultures et toutes les générations au sein de l’entreprise.

Conclusion : optimisez la collaboration en entreprise avec Sociabble

La collaboration est le moteur de la performance et de l’innovation au sein des entreprises. Des stratégies clés comme une communication ouverte, la valorisation du travail en équipe, l’autonomie et l’utilisation d’outils collaboratifs permettent de fluidifier les échanges pour améliorer la productivité et renforcer l’engagement des collaborateurs.

Sociabble est la plateforme idéale pour centraliser l’information, améliorer la communication et favoriser l’engagement des collaborateurs. Grâce à ses fonctionnalités innovantes, elle permet d’encourager l’échange et le partage, de récompenser et de valoriser les contributions et d’offrir une expérience intuitive et engageante tout en s’intégrant parfaitement aux outils existants.

Nous aidons déjà de nombreuses entreprises leaders comme Edenred, Coca-Cola European Partners et AXA à améliorer leur communication interne. Pourquoi pas vous ? Réservez dès maintenant une démo gratuite et personnalisée avec nos experts. Ils se feront un plaisir de vous montrer comment Sociabble peut transformer la collaboration au sein de votre entreprise. À très vite !