Votre plan de migration pour passer de Workplace from Meta à votre nouvelle plateforme

Avec l’arrêt de Workplace from Meta, vous devrez prochainement migrer vers une nouvelle plateforme de communication fiable, sécurisée et qui répond à vos besoins. Grâce ses fonctionnalités avancées, Sociabble se positionne comme le remplacement idéal. Mais que va impliquer votre migration ? Là encore, Sociabble vous garantit un processus de migration fluide. Dans cet article, nous vous proposons un plan d’action qui garantit une transition tout en douceur.

Étape 1 : évaluer les besoins en matière de communication

Avant de migrer vers une nouvelle plateforme, il est capital de comprendre votre situation actuelle. Ceci passe par l’évaluation de vos outils et plateformes de communication existants. En identifiant ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, vous serez en mesure de choisir une plateforme qui correspond à vos exigences. Pour vous guider dans la sélection des fonctionnalités et des caractéristiques appropriées, définissez des objectifs clairs et mesurables.

Comment évaluer vos besoins en communication :

• Inventaire : listez tous les outils et plateformes de communication actuellement en usage au sein de l’entreprise. Notez leurs objectifs, leurs fonctionnalités et le niveau de satisfaction des utilisateurs.
• Analyse : déterminez dans quels domaines vos outils ne répondent pas à vos besoins. Cela peut inclure un taux d’adoption faible parmi les salariés, l’absence d’une version mobile ou des mesures de sécurité insuffisantes.
• Avis des utilisateurs : récoltez le feedback de vos collaborateurs sur ce qu’ils aiment ou n’aiment pas à propos des outils, leurs besoins et leurs éventuelles difficultés.
• Définition des objectifs : déterminez ce que votre nouvelle plateforme doit pouvoir accomplir afin d’atteindre vos objectifs.

Étape 2 : choisir la bonne plateforme

Lorsque vous examinez les plateformes disponibles sur le marché, il est important de considérer plusieurs critères. Cela permet de garantir  que la nouvelle solution répondra à vos besoins.

Ce que doit proposer votre nouvelle plateforme :

• Communication multicanale : assurez-vous que la solution propose une plateforme web et mobile, et qu’elle vous permet la communication par e-mails, signalétique digitale et réseaux sociaux.
• Sécurité et conformité : recherchez des mesures de sécurité renforcées et une conformité aux normes RGPD.
• Personnalisation : la solution doit permettre la personnalisation avec le logo et l’identité graphique de votre entreprise, ce qui n’était pas possible avec Workplace.
• Intégration : une intégration naturelle avec des outils comme Microsoft 365 permet d’assurer la continuité de vos opérations. Construite sur l’architecture Microsoft Azure, Sociabble s’intègre parfaitement avec votre écosystème Microsoft existant. Sociabble prévoit l’intégration de nombreuses autres applications, comme par exemple Slack et Workday.

Sociabble est conçu pour répondre à ces critères, et même aller plus loin, afin d’accompagner la croissance de votre entreprise.

Étape 3 : planifier la transition

L’organisation est la clé du succès d’une migration de Workplace vers une autre solution. Un calendrier précis, avec délais et jalons clairs, va guider le processus. Il est aussi essentiel d’engager les parties prenantes dans cette planification afin d’aligner tout le monde et d’allouer les ressources nécessaires à la réussite de la transition.

Les éléments clés d’un plan de migration :

• Délais et jalons : décrivez les différentes phases du projet, de l’évaluation initiale à la mise en œuvre complète. Établissez ensuite des délais pour chacune d’entre elles.
• Engagement des parties prenantes : impliquez les collaborateurs clés de l’entreprise pour garantir leur soutien.
• Allocation des ressources : identifiez les ressources nécessaires à la réussite du projet, dont le budget, le personnel et la technologie.

Étape 4 : migrer les données

Maintenir l’intégrité et la sécurité de vos données pendant la migration est une priorité absolue. Cela implique de planifier soigneusement le transfert de toutes les informations pertinentes : données des collaborateurs, enregistrements des communications, contenus existants, etc. Le processus de migration de Sociabble est sécurisé et efficace. Il respecte les normes RGPD et minimise les perturbations de vos opérations.

Les étapes de la migration des données :

• Planification : développez un plan de migration détaillé, décrivant les données à transférer.
• Sécurité : mettez en œuvre des mesures de sécurité avancées pour protéger les données pendant le transfert. Sociabble est hébergé sur Microsoft Azure qui offre des mesures de sécurité parmi les plus avancées. Toutes les données sont protégées par des protocoles de sécurité de pointe, ce qui réduit considérablement le risque de violations de données. Sociabble est également certifié ISO 27001, ce qui offre une garantie supplémentaire.
• Conformité au RGPD : assurez-vous que tous les processus de gestion des données respectent les normes de confidentialité. Contrairement à d’autres plateformes, Sociabble s’engage à respecter strictement le RGPD.
• Efficacité : Sociabble propose des outils et une équipe de Customer Success Managers (CSM) qui vous accompagnera tout au long de la migration.
• Tests : effectuez des tests approfondis pour vérifier l’intégrité des données après la migration.

Étape 5 : personnaliser la nouvelle plateforme

Une plateforme qui reflète l’identité de votre entreprise améliore l’engagement des utilisateurs et leur sentiment d’appartenance. La plateforme web Sociabble et son application mobile sont entièrement personnalisables : configuration des profils d’utilisateurs, création de catégories de contenu et branding de l’interface. Vous créez ainsi une expérience utilisateur personnalisée, cohérente et intuitive sur tous les touchpoints.

Les éléments de personnalisation :

• Profils utilisateurs : paramétrez les profils selon les rôles et les responsabilités de chacun.
• Catégories de contenu : organisez le contenu par thème pour accompagner la stratégie de communication de l’entreprise.
• Conception de l’interface : personnalisez l’apparence et le design de la plateforme pour refléter l’image de la marque et créer un environnement convivial et familier.

Étape 6 : formation et onboarding

L’adoption d’une nouvelle plateforme dépend aussi de l’accompagnement au changement. Ceci passe souvent par une formation adaptée aux différents profils des utilisateurs. Des ressources d’aide à la prise en main leur fourniront des instructions étape par étape pour devenir des utilisateurs hors pair. Pour encourager l’adoption et enthousiasmer vos collaborateurs, proposez un accompagnement continu et communiquez régulièrement sur les bénéfices de la plateforme au quotidien.

Les stratégies de formation et d’onboarding :

• Programmes de formation personnalisés : proposez des formations adaptées aux différents rôles. Vous pouvez organiser des sessions en présentiel, des webinaires disponibles en replay et des tutos interactifs.
• Ressources d’onboarding : mettez à disposition des guides utilisateurs, des instructions étape par étape et des tutos intégrés à la plateforme.
• Accompagnement continu : créez un helpdesk et des sessions de questions-réponses pour répondre aux interrogations et recueillir les avis et les commentaires des collaborateurs.
• Mise en avant des bénéfices : valorisez les aspects qui apportent des améliorations par rapport à la solution précédente.

Étape 7 : tirer parti des fonctionnalités de Sociabble

Sociabble offre des outils avancés qui permettent de maximiser l’impact de votre communication : communication multicanale, segmentation de l’audience et gouvernance manuelle. Ces fonctionnalités vous permettent d’adapter les stratégies de communication à différents groupes de collaborateurs pour que vos messages soient toujours pertinents.

Les fonctionnalités clés :

• Communication multicanale : communiquez via une plateforme web et son application mobile qui intègrent les newsletters, la signalétique digitale et les réseaux sociaux.
• Traduction instantanée : tous les messages, y compris en vidéo, peuvent être traduits instantanément dans plus de 50 langues. Sociabble est idéal pour les entreprises internationales.
• Sociabble Enterprise Video : la diffusion de contenu vidéo est simplifiée, un atout de taille pour transmettre les messages de la direction ou les briefings journaliers pour les équipes travaillant en décalé.
• Application mobile : les collaborateurs à distance et sur le terrain bénéficient de la même expérience et de la même connectivité grâce à l’application mobile de Sociabble.
• Segmentation de l’audience : ciblez des groupes de collaborateurs en fonction de leur rôle, de leur département et de leur localisation.
• Gouvernance maîtrisée: gardez le contrôle total sur la distribution du contenu, ce que les algorithmes Workplace ne permettaient pas.
• Statistiques avancées : utilisez les tableaux de bords personnalisables pour obtenir des informations sur l’engagement de vos collaborateurs et l’efficacité de votre communication. Vous pouvez ainsi piloter votre stratégie et la rendre encore plus efficace.
• AskAI pour la création de contenu : simplifiez-vous la création de contenu tout en garantissant le respect de la ligne éditoriale de l’entreprise. L’IA de Sociabble vous permet aussi de créer les résumés de vos vidéos afin que vos collaborateurs puissent visualiser les points clés en un seul coup d’œil.
• Employee advocacy : transformez vos collaborateurs en ambassadeurs en les encourageant à partager le contenu de l’entreprise sur leurs réseaux sociaux.
• RSE intégrée : avec des fonctionnalités comme Sociabble Trees et Support My Cause, vous engagez les collaborateurs dans les actions RSE de l’entreprise et renforcez l’esprit d’équipe au travers d’un objectif partagé.

Étape 8 : Monitoring et optimisation

Le monitoring et l’optimisation continue sont essentiels pour maintenir l’efficacité de votre plateforme de communication. Les statistiques de performances et d’engagement des utilisateurs permettent de faire les ajustements nécessaires.

Les outils de monitoring et d’optimisation :

• Indicateurs de performance : suivez vos indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer le succès de votre stratégie. Sociabble intègre un tableau de bord conçu pour vous donner toutes les données utiles.
• Retour des utilisateurs : récoltez régulièrement les avis des collaborateurs pour identifier les points d’amélioration. La fonctionnalité d’enquête de Sociabble simplifie le processus et propose des modèles accessibles, modifiables et diffusables en quelques clics.
• Amélioration continue : ajustez vos stratégies et les fonctionnalités de la plateforme en fonction de vos indicateurs pour garantir la pertinence et l’efficacité de vos actions.

Simplifiez-vous la transition tout en améliorant votre communication interne : passez à Sociabble

L’arrêt de Workplace from Meta est l’opportunité de trouver une plateforme plus adaptée aux besoins de votre entreprise. Dans ce contexte de transition, passer à Sociabble peut considérablement améliorer votre communication interne. En suivant ce plan de migration, la transition sera fluide, votre communication sera plus efficace et vos collaborateurs seront plus engagés.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Sociabble peut aider votre entreprise ? Réservez votre démo gratuite ou contactez l’équipe de Sociabble dès aujourd’hui. Nous collaborons déjà avec des leaders mondiaux comme Coca-Cola CCEP, AXA et Pierre Fabre pour les aider à améliorer leur communication interne. Nous serions ravis d’accompagner votre entreprise dans sa transition. À très vite.