Comment gérer efficacement vos canaux de communication ?

Des canaux de communication correctement gérés peuvent faire toute la différence dans le fonctionnement de l’entreprise. Trop ou trop peu d’informations partagées, un mauvais ciblage des destinataires ou un manque d’accès aux plateformes dédiées sont les cas les plus fréquemment rencontrés lorsqu’il est question de communication interne en entreprise. Dans cet article, découvrez comment mettre en place, gérer et tirer parti des canaux de communication de votre entreprise.

Aujourd’hui, l’information est terriblement diffuse. Elle vient de partout, sur plein de supports différents : différents appareils, différentes applications, différentes personnes,… Ces facteurs vont démultiplier les sources, tant et si bien que nous parlons aujourd’hui d’« infobésité », c’est-à-dire la surabondance de contenu.

Dans ce brouhaha, sans une stratégie marketing adaptée, les communications les plus importantes de votre entreprise se perdront. Vos collaborateurs seront mal informés, peu motivés, moins productifs et moins satisfaits de leurs rôles au sein de l’entreprise.

Les canaux de communication ont donc une importance capitale pour votre entreprise et son image de marque.

Pour vous aider à relever ce défi, nous allons vous partager dans cet article de blog les meilleures façons d’organiser et de gérer les différents canaux de communication de votre organisation. Vous veillerez ainsi à ce que vos collaborateurs disposent toujours des informations dont ils ont besoin, via le canal qu’ils préfèrent. Ces canaux de communication leur permettront également de faire entendre leurs voix, avantage qui n’est pas des moindres pour favoriser leur bien-être et leur engagement.

Qu’est-ce qu’un canal de communication ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, voyons ensemble que ce sont réellement les canaux de communication. Dans le fonctionnement interne de l’entreprise, les canaux de communication sont les moyens par lesquels la marque va transmettre son message. Mais pas que, car ce sont aussi les supports sur lesquels les collaborateurs s’engagent et interagissent avec les informations partagées.

Les canaux de communication peuvent prendre de nombreuses formes : e-mail, newsletter, tableau d’affichage, plateformes de communication interne, etc. Les moyens de partager un message ou une information sont plus variés que jamais. Il va de soi que, lorsque ces canaux ne sont pas organisés correctement, des difficultés peuvent survenir pour :

• établir une culture d’entreprise commune

• aligner les objectifs commerciaux

• créer un sentiment d’identité cohérente

• encourager l’innovation et le partage d’idées

Ces difficultés vont favoriser le fait que vos communications importantes seront manquées par les collaborateurs. En conséquence de quoi, de mauvaises décisions seront prises, nuisant à votre image de marque et aux affaires.

A contrario, les entreprises qui gèrent correctement leurs canaux de communication fonctionnent sans heurts, presque sans effort. Et ce, parce que le flux d’informations est naturellement intégré dans la vie quotidienne de l’organisation.

Quel est le rôle d’un canal de communication ?

La communication est un facteur décisif dans la réussite d’une entreprise. Sans elle, les différents départements – RH, production, fabrication, direction, marketing – ne pourront pas travailler ensemble et en cohérence.

Imaginez conduire une voiture dans laquelle les roues, le moteur, les freins et le volant ne sont pas connectés. Vous courrez droit vers l’accident, n’est-ce pas ? Eh bien, c’est pareil pour une entreprise.

Pour être performante et fonctionner de façon fluide, l’entreprise a besoin de transmettre des directives mais aussi recevoir du feedback de ses équipes. C’est le rôle que jouent les canaux de communication. Chaque individu, chaque service et chaque entité extérieure sont reliés, ce qui permet à l’entreprise de fonctionner à son plein potentiel.

Le bon canal…

Si le message est important, le canal de communication utilisé pour le transmettre l’est tout autant. De fait, il est essentiel de réfléchir à la manière dont vous allez communiquer avec vos collaborateurs.

Transmettriez-vous des directives importantes par email aux collaborateurs de terrain ? Ont-ils seulement une adresse électronique professionnelle ? Afficheriez-vous des mises à jour sur le tableau d’affichage de l’entreprise ? Quid de vos collaborateurs qui travaillent à domicile ou collaborateurs itinérants ? Feriez-vous l’annonce à vos collaborateurs d’un changement d’investisseur via un post sur les réseaux sociaux ?

Le canal de communication doit donc être pris en considération. Si l’on utilise le mauvais canal, les collaborateurs ne recevront tout simplement pas les directives dont ils ont besoin. Et réciproquement, ils ne seront pas en mesure de transmettre efficacement leurs questions et remarques pour répondre à la demande. L‘hyperpersonnalisation doit être au cœur de la communication.

…au bon moment

La façon de communiquer sur un canal de communication spécifique est également à prendre en compte. En l’occurrence, il s’agit ici de communication synchrone et asynchrone.

Les communications synchrones ont lieu en temps réel. Il peut s’agir d’un chat en direct ou une vidéoconférence. Ces canaux sont particulièrement utiles pour engager une discussion, partager des idées et régler des questions urgentes.

Les communications asynchrones, vous vous en doutez, c’est l’inverse. Cela peut être un email, une newsletter ou une lettre papier. La communication asynchrone présente l’avantage de tenir vos collaborateurs au fait de votre actualité sur un mode qui s’adapte à leur rythme de travail.

Dans vos efforts de communication, le synchrone et l’asynchrone doivent également être pris en compte en fonction des informations à transmettre. Faire part de changements apportés aux règles de sécurité dans une newsletter qui sera lue dans une semaine n’est pas très judicieux.

Organiser une vidéoconférence de deux heures pour partager les photos du dernier événement d’entreprise non plus. Le contexte de votre communication est important, et peut nuire à votre image de marque employeur si vous le négligez.

Quels sont les différents moyens de communication ?

Nous ne le dirons jamais assez : il existe de nombreux modes de communication prenant en compte les critères de canal, de cible, de supports et de contenus. Pour vous aider à y voir plus clair et optimiser la transmission de vos informations, voici une liste des moyens de communication les plus couramment utilisés dans un environnement professionnel.

1. Canaux de communication digitaux

Ils sont aujourd’hui incontournables. Non seulement dans l’entreprise, mais aussi dans la vie quotidienne. Il s’agit bien sûr des réseaux sociaux et des e-mails, mais aussi le site web, les intranets, extranets, les portails communautaires dédiés, les applications mobiles d’entreprise, etc.

L’avantage de ces canaux de communication digitaux réside dans leur capacité à transmettre facilement tout type de contenus : communications écrites, vidéos, infographies, fichiers audios.

2. Communication en face-à-face

De loin la forme de communication la plus riche humainement parlant, elle évite toute confusion du message, voire facilite sa compréhension grâce au langage corporel. S’il est toujours plus chaleureux d’être présent physiquement, elle peut aussi être virtuelle grâce aux nombreux outils de visioconférence présents sur le marché. Dans tous les cas, ce type de communication aura un impact puissant.

Selon l’étude Gallagher « State of the Sector » de 2022 : « Que ce soit en personne ou virtuellement, les canaux de communication en face à face sont toujours considérés comme les plus percutants : 90% des répondants estiment que la plupart sont “très” ou “plutôt” efficaces. Leur utilisation reste toutefois inférieure à celle de nombreux canaux digitaux, même si la plupart d’entre eux sont utilisés dans des proportions plus élevées dans les grandes entreprises. »

3. Communication écrite

Vous pensez que le digital, notamment les réseaux sociaux, a tué la communication écrite ? Eh bien pas du tout ! Elle est plus vivante que jamais. Blogs et articles, posts sur les médias sociaux : nous écrivons (et lisons) encore beaucoup de contenus textes.

Si vous considérez que la communication écrite n’est pas adaptée à l’urgence car trop formelle, détrompez-vous encore. L’écriture utilisée pour adresser des messages via les réseaux sociaux et les plateformes collaboratives est particulièrement informelle. De plus, les chats/messageries instantanées et autres SMS sont souvent utilisés comme moyens de communication d’urgence.

Exemples de canaux de communication professionnels

Au sein d’une entreprise, il existe différents canaux de communication bien utiles pour transmettre des informations. Ces outils professionnels dédiés sont utilisés par les entreprises du monde entier. Parmi la liste suivante, vous pourrez voir que certains sont plus modernes, d’autres plus traditionnels, et d’autres encore sont en constante évolution.

Intranet

Utilisé comme principal moyen de communication dans les entreprises, l’intranet a longtemps été perçu comme un outil indispensable pour informer les collaborateurs. Cette plateforme interne permet également de leur fournir les ressources nécessaires à la réalisation de leurs missions.

Aujourd’hui, il perd en vitesse pour plusieurs raisons :

• des moyens plus efficaces et plus dynamiques sont disponibles pour transmettre un message

• l’intranet est trop difficile à utiliser ou trop confiné à l’utilisation sur poste fixe

• l’intranet n’est souvent pas assez flexible pour s’adapter aux différents types de données qui entrent et sortent

Si certaines entreprises les utilisent encore, c’est parce qu’ils ont encore une utilité en tant que dépôt de fichiers ou d’archives.

Emails

Selon une étude de Gallagher,

Les communications par email ont atteint un niveau d’utilisation quasi universel (94 %) et sont considérées comme « efficaces » par près de 4 répondants sur 5 (78 %).

Depuis plus de deux décennies, les e-mails constituent le principal mode de communication, tant à des fins professionnelles que personnelles. Du fait de son instantanéité et de sa relative gratuité, l’e-mail a largement supplanté le courrier papier comme moyen de communication.

Comme il s’agit d’un canal de communication asynchrone, d’importantes informations peuvent facilement passer à travers les mailles du filet. L’e-mail peut ne pas être lu immédiatement, voire finir malencontreusement dans les spams. Bien que très utile, il ne peut être le seul média d’une entreprise.

Outils de collaboration et de gestion de projet

Avec l’avènement du télétravail ces dernières années, nous nous sommes tous équipés de plateformes telles que Teams ou Yammer. Ces dernières ont pour but de créer un espace digital où toutes les équipes peuvent collaborer sur les projets et communiquer. Nombreuses sur le marché, elles présentent toutes des avantages et des inconvénients.

Véritables petits bureaux virtuels, ils ont pris la place de la traditionnelle conférence téléphonique ou de la discussion à la fontaine à eau. Les managers peuvent attribuer des tâches, tandis que les membres de l’équipe peuvent collaborer et voir comment les projets avancent. Une véritable révolution dans le monde du travail mais qui se limite aux collaborateurs munis d’ordinateurs – autant dire que le personnel sur le terrain est exclu.

Newsletter interne

Apparu dès 1890, le journal interne permettait aux entreprises de transmettre des consignes et des informations aux salariés. Aujourd’hui dématérialisé, son principe reste le même. Une longévité qui témoigne de son efficacité.

Aujourd’hui, les newsletters (ou infolettres pour les plus puristes d’entre nous) sont un excellent moyen de renforcer l’identité de l’entreprise, tout en partageant des informations importantes. Elles sont aussi un support idéal pour mettre du fun dans la comm’ en racontant des tranches de vie de l’entreprise, photos à l’appui.

Le défi dans l’utilisation de ce support réside dans le fait qu’il peut être difficile de la personnaliser selon les destinataires et à la cibler efficacement. Cependant, avec une plateforme comme Sociabble, vous pouvez segmenter à la fois vos destinataires mais aussi le contenu partagé dans des newsletters adaptées à chaque collaborateur. On vous garantit que la pertinence et le taux d’ouverture de vos newsletters vont augmenter de façon spectaculaire.

Chat et messagerie instantanée

Ces canaux sont particulièrement intéressants lorsqu’il s’agit d’améliorer la communication synchrone d’une entreprise. La messagerie instantanée professionnelle est un atout de taille puisqu’elle permet aux collaborateurs d’être réactifs face à une situation urgente. L’entreprise en devient plus dynamique et plus agile.

Ces canaux de communication encouragent également la discussion et le débat : la communication à double sens est possible en temps réel, contrairement à l’email ou la newsletter.

Outils de partage de documents

Ces canaux sont parfaits pour les ajustements asynchrones des documents. La mise à jour d’une présentation PowerPoint ou d’un tableau Excel peut être facilement réalisée par plusieurs personnes en simultané ou à différents moments sans pertes de données.

Ces outils ont une fonction spécifique et, s’ils ne sont pas idéaux pour partager les nouvelles ou les mises à jour de l’entreprise, ils conviennent parfaitement au travail collaboratif.

Outils de visioconférence

On peut les considérer faisant partie de la même famille que les chats et messageries instantanées. Mais il est parfois complexe de bien se faire comprendre à l’écrit : l’intention du message peut parfois être mal interprété à cause d’une certaine ponctuation ou l’usage maladroit d’un emoji. En ajoutant une dimension visuelle et la conversation orale, on s’assure que le message a bien été compris.

Il est d’autant plus utile et puissant que les cas de travail à distance sont très répandus. Il permet aux collègues éloignés de se sentir plus proches et plus connectés, de voir les visages et les réactions de leurs collaborateurs. A une époque où beaucoup ont du mal à trouver un sentiment d’appartenance sur le lieu de travail, la visio permet de créer un lien aussi fort que la collaboration en présentiel.

Podcast et radio internes

Avec le succès grandissant des podcasts, les entreprises ont saisi l’occasion de créer et partager leur propre contenu audio. Ce médium est parfait pour réaliser des interviews, pour partager des idées et devenir des leaders d’opinion multimédia.

Toutefois, ces supports proposent une communication extrêmement unidirectionnelle, qui doit donc être consommée dans ce contexte. S’ils sont réalisés avec un peu de personnalité et les moyens adéquats, ils peuvent devenir un grand succès auprès des collaborateurs et du public en général.

Blogs internes

Le blog de votre site internet est un canal de communication particulièrement adapté au partage d’informations avec le grand public. Un outil indispensable pour devenir leader d’opinion et de se constituer une audience.

Chaque nouvelle publication peut être partagée via les réseaux sociaux, ce qui accroît la portée et notoriété de la marque, notamment par sa présence dans les résultats de recherche Google. Mais comme les podcasts, le blog est un canal de communication asynchrone à sens unique.

Réseaux sociaux internes

Pourquoi s’interdire d’appliquer les principes de communication grand public à la communication interne d’une entreprise, surtout lorsque l’on connait le succès des réseaux sociaux ?

La plupart des collaborateurs sont familiarisés avec les interfaces des réseaux sociaux. Il serait donc très facile de passer à une plateforme qui remplit la même fonction au sein même de l’entreprise pour communiquer et partager les actualités internes.

Enquêtes auprès des collaborateurs

Beaucoup de canaux que nous avons décrits ont le défaut d’être essentiellement des moyens de communication descendante. Pour y remédier, les enquêtes auprès des collaborateurs vont permettre de remonter l’information, de partager leurs avis et leurs idées avec la direction.

Les enquêtes peuvent prendre plusieurs formes : QCM, questions à choix simple, réponses ouvertes, etc. L’avantage pour l’entreprise, c’est qu’elle peut interroger ses collaborateurs sur n’importe quel sujet : sécurité, charge de travail, expérience collaborateur, proposition d’idées de projets de RSE,… le tout en quelques clics.

Applications mobiles brandées

Une entreprise peut mettre à disposition des applications mobiles brandées et s’en servir comme canaux de communication avec les collaborateurs. Un canal qui donnera à coup sûr une image moderne de l’entreprise et de sa marque.

Les applications mobiles d’entreprise sont des supports particulièrement intéressants, notamment pour communiquer, maintenir le contact et engager vos collaborateurs de terrain. Les smart-devices sont aujourd’hui quasi incontournables et, sans doute, une grande majorité de vos collaborateurs dispose d’un smartphone. Une véritable aubaine pour votre communication interne.

Choisir les meilleurs canaux pour une communication efficace

Comme vous avez pu le constater, vous avez le choix entre de nombreuses options. Bien entendu, toutes ne seront pas nécessairement utiles à votre organisation et à votre environnement professionnel. Selon une étude de Gallagher, le volume de communication trop élevé reste dans le Top 3 des défis pour les entreprises de plus de 10 000 salariés.

Donc « plus » n’est pas forcément la solution : « less is more », comme le dit si bien l’adage. Vous pourriez vouloir consolider et rationaliser votre programme en combinant plusieurs canaux en un seul pour communiquer plus efficacement.

Une étape importante dans la mise en place des canaux est de mener une enquête auprès de vos collaborateurs pour connaître :

• leurs habitudes de travail

• les moments de la journée où ils sont plus enclins à recevoir des informations

• leurs préférences en matière de communication

Prenez aussi en considération l’objectif de chaque canal : souhaitez-vous que votre public reçoive l’information instantanément ou est-ce qu’une communication asynchrone est préférable ? Essayez-vous de réduire les échanges de courriels ? Les chats en direct pourraient alors permettre de traiter davantage de questions en temps réel.

Cherchez-vous à susciter l’enthousiasme des employés pour les événements de l’entreprise ? Peut-être qu’une newsletter fun mettant en valeur des photos pourrait faire l’affaire. La réponse peut même être « tout cela à la fois ».

Gérez efficacement tous vos canaux de communication

Prêt à communiquer autrement ? Prêt à rationaliser vos différents canaux en les intégrant à un flux plus cohérent ? Sociabble est la plateforme de communication interne qui peut vous aider.

L’écosystème de la communication d’une marque peut être complexe. Parce qu’il y a beaucoup de canaux et de sources en concurrence, il n’est pas toujours facile de s’assurer que les collaborateurs reçoivent les bonnes informations au bon moment.

Sociabble est la plateforme qui permet d’épingler les messages et les informations essentielles, de cibler les audiences au niveau local et mondial.

Les habitudes de consommation de l’information diffèrent d’un collaborateur à un autre. Tout dépend de l’organisation, aussi bien en termes de calendrier, de charge de travail et de dispositifs. L’entreprise a donc la responsabilité d’adapter l’information à ses salariés, en fonction de leurs habitudes et des canaux qu’ils préfèrent.

fait tout cela, et gère de manière transparente les canaux de communication que nous avons vus dans cet article :

Réseaux sociaux

La plateforme Sociabble réunit différents canaux de communication en un seul endroit, notamment tout le contenu des comptes officiels de réseaux sociaux de l’entreprise : LinkedIn, X (Twitter), Facebook, etc. Vous utilisez Yammer en interne ? Pas de soucis, Sociabble l’intègre également. Tous vos contenus seront affichés sur Sociabble et pourront être filtrés par l’utilisateur pour lui permettre de n’afficher que les contenus qui l’intéressent.

Sociabble Enterprise Video

Grâce à Sociabble Enterprise Video, la vidéo d’entreprise n’a jamais été autant à la portée de tous. Cette fonctionnalité permet aux collaborateurs et aux managers de créer leurs propres vidéos et de les publier sur la plateforme.

Vidéos de formation, visites virtuelles, messages de la direction, récapitulatifs amusants – tout est possible en seulement quelques clics. Les analyses avancées permettent aux administrateurs de mesurer l’impact des vidéos et d’apporter les ajustements nécessaires pour un engagement optimal.

Grâce à la fonctionnalité de traduction en temps réel de Sociabble, la barrière de la langue se brise avec plus de 60 langues disponibles

Que ce soit pour rapprocher les collaborateurs de terrain et ceux à distance, ou pour briser les silos entre les bureaux internationaux, Sociabble Enterprise Video est le canal de communication idéal pour améliorer la communication interne.

Media Drive

Avec Sociabble, les collaborateurs ont facilement accès aux documents, aux médias et aux procédures. L’interface ergonomique et flexible s’adapte aux préférences de chaque utilisateur pour optimiser son expérience.

Par exemple, il a la possibilité d’ajouter et de télécharger des photos et des documents dans un dépôt de documents dédié depuis un ordinateur de bureau ou un smartphone. Les administrateurs peuvent gérer les droits d’accès (lecture, importation, modification, suppression) aux documents et aux dossiers en utilisant les fonctionnalités avancées d’audience de Sociabble.

Internet et Intranet

Sociabble est capable d’agréger le contenu de sites internet par le biais de flux RSS sécurisés. Votre blog d’entreprise et vos sources d’inspiration sont centralisés sur une plateforme unique !

De plus, il est possible d’intégrer la plateforme Sociabble dans un intranet existant, sous forme de webpart ou de petits widgets. Les widgets de Sociabble sont responsives et personnalisés pour chaque utilisateur final.

Teams et outils de collaboration

Sociabble bénéficie également d’un accès direct à travers la plateforme collaborative Teams et s’y intègre de façon complètement transparente. Les utilisateurs n’ont pas besoin de quitter l’environnement dans lequel ils travaillent pour accéder à l’information.

Quiz et enquêtes

Les quiz et les enquêtes font partie intégrante des fonctionnalités d’Employee Engagement de Sociabble. Les enquêtes permettent d’améliorer la communication ascendante et d’interagir avec votre communauté afin de mieux comprendre les collaborateurs et de connaître leurs points de vue. Obtenez un feedback en temps réel en seulement quelques clics grâce à un outil rapide et facile à utiliser.

Chat instantané

Avec une sécurité et une confidentialité garanties aux standards du BtoB, le chat de Sociabble propose une interface intuitive facile à utiliser. Elle reproduit l’expérience utilisateur des applications BtoC préférées des collaborateurs : composition de messages, prise en charge des emojis, réactions et likes, notifications push mobiles, personnalisation du nom et de la photo du groupe, ou encore la segmentation par audience des cibles de communication de l’entreprise.

Newsletter

Sociabble peut générer automatiquement des newsletters pertinentes pour chaque collaborateur. Composez des newsletters dynamiques et personnalisées, intégrez des enquêtes et des supports visuels (image, vidéo, gif). Traduisez-les instantanément dans les langues locales de vos collaborateurs en quelques clics seulement. L’envoi de newsletters personnalisées et pertinentes est devenu un vrai jeu d’enfant.

Branded Mobile App de Sociabble

Sociabble propose également sa plateforme en format de poche grâce à son application mobile brandée avec laquelle vous pourrez facilement communiquer. Vos collaborateurs de terrain et collaborateurs itinérants bénéficieront d’une ergonomie inspirée des réseaux sociaux, facile à prendre en main, pour ne rien manquer de l’actualité de votre entreprise.

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